Expediente clínico en El Salvador: qué pide la ley a un consultorio privado

Las tres normas que aplican

Un consultorio privado responde a las mismas reglas de expediente que un hospital:

• La Ley de Deberes y Derechos de los Pacientes y Prestadores de Servicios de Salud (2016). Aplica expresamente a los prestadores privados.
• La Norma técnica para la conformación, custodia y consulta del expediente clínico del MINSAL (2019). La ley le encarga al Ministerio fijar qué contiene el expediente y cómo se guarda y consulta, y la norma alcanza a prestadores públicos y privados.
• La Ley para la Protección de Datos Personales (2024). Trata los datos de salud como datos sensibles.

Confidencial por regla general

El expediente es confidencial. Solo se comparte con autorización escrita del paciente o por razones legales o médicas justificadas. Divulgarlo es una infracción grave. En la práctica: decide quién en tu consultorio puede ver datos clínicos y quién solo agenda, y no compartas resultados por grupos ni por el teléfono personal de tu asistente.

Íntegro: no se altera, se corrige

Dañar, alterar o arrancar hojas del expediente es una infracción grave según la Ley de Deberes y Derechos (Art. 42). No numerar las hojas que se agregan es una infracción leve (Art. 44).

En papel, eso significa hojas numeradas, sin tachones que oculten lo escrito y correcciones fechadas y firmadas. En un sistema electrónico, significa que una nota cerrada no se puede editar ni borrar y que cualquier corrección queda como un agregado con fecha y autor.

Custodiado: protegido contra pérdida

El prestador debe proteger el expediente contra pérdida o destrucción. Un archivo de papel en una bodega húmeda o una computadora sin respaldo no cumplen. Si llevas el expediente en un sistema, pregunta dónde se guardan los datos, si se respaldan y si se cifran.

Diez años de conservación

La norma técnica pide conservar el expediente 10 años, contando el periodo activo y el pasivo. Un expediente que forma parte de una investigación o un juicio se conserva hasta que el proceso termine. Que un paciente deje de venir, o pida que borren sus datos, no cambia ese plazo para el expediente.

Datos de salud: consentimiento y aviso de vulneraciones

La Ley para la Protección de Datos Personales agrega obligaciones que alcanzan a cualquier consultorio:

• Tratar datos de salud requiere el consentimiento expreso del paciente, con un aviso de privacidad que diga para qué se usan y quién los procesa.
• Si usas proveedores fuera del país (un sistema en la nube, por ejemplo), el aviso debe decirlo.
• Si hay una vulneración de seguridad, hay que notificarla a la Agencia de Ciberseguridad del Estado, a la Fiscalía General de la República y a los pacientes afectados dentro de 72 horas.
• El paciente puede pedir acceso, corrección y otros derechos sobre sus datos. La obligación de conservar el expediente limita el borrado.

Una lista para revisar tu consultorio

Si respondes que no a alguna, vale la pena corregirla:

• ¿Cada paciente tiene un solo expediente, con sus hojas o notas numeradas?
• ¿Las correcciones quedan como agregados fechados, sin borrar lo anterior?
• ¿Solo el personal que lo necesita ve los datos clínicos?
• ¿El expediente está protegido contra pérdida, con respaldo?
• ¿Puedes conservarlo 10 años, aunque cambies de sistema?
• ¿Tus pacientes aceptaron un aviso de privacidad que menciona los datos de salud?
• ¿Sabes a quién avisar en 72 horas si se pierde o se filtra información?

Cómo lo hace Praxia

En Praxia, una nota firmada queda numerada dentro del expediente del paciente y bloqueada: las correcciones son adendas con fecha y autor. Solo los doctores ven los datos clínicos y cada apertura queda registrada. Las notas, los archivos y otros campos sensibles se cifran, el paciente acepta el aviso de privacidad del consultorio por WhatsApp antes de que el asistente lo atienda, y el consultorio puede descargar su exportación completa para conservarla.